Veröffentlicht am 04-03-2019

Die Ursprünge der Workflow-Software

Einst war der Workflow einfach ein Merkmal von Softwareprodukten. In vielen Fällen hatte es nicht einmal einen Namen. Oft war „Workflow“ lediglich eine Prozesslandkarte oder ein Flussdiagramm ohne zusätzliche Funktionen, die nachträglich zu einer anderen Enterprise Suite hinzugefügt wurden. Im Laufe der Zeit forderten Kunden von ihrer Unternehmenssoftware mehr Workflow-Funktionen. Daraus entstand eine gesamte Softwareindustrie, die sich dem Workflow und dem Business Process Management (BPM) widmet.

Der Anfang

In den 80er und 90er Jahren erkannten die Unternehmen die Vorteile der Definition und Verbesserung ihrer internen Arbeitsabläufe. Dies führte zu einer Vielzahl von Unternehmenssoftware und Akronymen wie ERPs und CRMs. Diese Softwareprogramme waren (und sind immer noch) echte Goliaths, mit denen Benutzer verschiedene Aktionen über eine einzige Benutzeroberfläche ausführen können. Dies bedeutete jedoch auch, dass einzelne Funktionen, wie z. B. das Workflow-Management, zurückblieben, da Unternehmenssoftware so entwickelt wurde, dass sie möglichst viele Funktionen enthält, anstatt vorhandene Funktionen zu verbessern.

Die Herausforderungen

Diese Situation könnte nicht ewig dauern. Als immer mehr Unternehmen die täglichen Geschäftsaktivitäten digitalisierten, wurde plötzlich die Notwendigkeit klar, mehrere Anwendungen an einem Ort zu koordinieren. Unternehmenssoftware war nicht für die Verbindung mit anderen Anwendungen ausgestattet. Die reine Größe machte es schwierig, Anpassungen und Integrationen mit anderen Anwendungen hinzuzufügen. Um einen Workflow von Ende zu Ende abzuschließen, mussten sich Benutzer bei mehreren Anwendungen anmelden und sich physisch mit den anderen Interessengruppen im Prozess abstimmen. Daher waren die Arbeitsabläufe zum Scheitern verurteilt, ineffizient zu bleiben.

Daten waren ein weiteres Problem. Als die Unternehmen anfingen, mehr Aufgaben zu digitalisieren, stieg die Anzahl der von den Mitarbeitern verwendeten Anwendungen an, was mehr Daten bedeutet. Da jede Abteilung unterschiedliche Anforderungen hatte und unterschiedliche Anwendungen verwendete, wurden Datensilos im gesamten Unternehmen angezeigt. Für Unternehmen, die BPM-Techniken zur Verbesserung von Workflows einsetzen wollten, war es ein Muss, Daten effektiv an einem zentralen Ort zu verwalten und die Effizienz des Workflows zu berechnen.

Die letzte Schicht bestand in der Notwendigkeit von Geschäftsregeln und -logik, um automatisierte Workflows von Anfang bis Ende zu steuern. Während Unternehmenssoftware einzelne Aufgaben ordnungsgemäß automatisieren konnte, waren sowohl die Benutzer als auch die durchgeführten Aufgaben voneinander isoliert. Dies führte zu zwei Hauptherausforderungen. Erstens könnten Daten und Informationen nicht frei fließen, was die Zeit für die Erledigung von Aufgaben und die Erstellung von Datensilos verkürzt. Zweitens mussten Unternehmen Geschäftsregeln und -bedingungen manuell anwenden, da es nicht möglich war, Bedingungen zur Automatisierung von Entscheidungen digital anzuwenden. Diese beiden Herausforderungen führten dazu, dass es nicht reibungslos fließen konnte, was zu Engpässen und Ineffizienz führte.

Die Lösung

Die Lösung war eine separate, leichtere Software, die problemlos eine Verbindung zu mehreren externen Anwendungen herstellen, die gesammelten Daten in einer Datenbank speichern und die Workflows vollständig automatisieren konnte. So begann das Vorhandensein einer spezialisierten Workflow-Software. Schließlich hatten Unternehmen die Möglichkeit, BPM-Prinzipien auf ihre automatisierten Prozesse anzuwenden, um die Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern.

Mit einer Workflow-Software können sich Benutzer an einem Standort anmelden, um von mehreren Anwendungen aus auf Funktionen zuzugreifen. Möglich wurde dies durch Verbindungen zu Legacy-Software und neueren digitalen Tools. Daher wurden an einem zentralen Ort alle Prozessdaten gespeichert. Jetzt können Unternehmen die Prozess- und Mitarbeitereffizienz leicht berechnen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Durch die Anwendung von Geschäftsregeln und -logik für die Verarbeitung von Daten in Kombination mit Integrationen in externe Anwendungen konnten Unternehmen Workflows von Ende zu Ende automatisieren.

Das wegnehmen

Obwohl Workflow-Software entwickelt wurde, um Workflows effektiv zu automatisieren, bestehen die gleichen Probleme, die vor 20 Jahren bestanden haben, immer noch. Die Technologie hat sich so weit entwickelt, dass sich Benutzer mehr als je zuvor anmelden, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Daher war die Notwendigkeit einer Workflow-Software zum Verbinden von Anwendungen und zum Sammeln von Daten noch nie so groß. In den nächsten Jahren wird sich die Workflow-Software weiter anpassen, um die Geschäftsprozesse noch weiter zu automatisieren. Behalten Sie ein Auge auf die Workflow-Software-Industrie, während sich diese weiterentwickelt, um Lösungen für eine größere Anzahl von Workflow-Problemen bereitzustellen.

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